Chi phí bệnh án điện tử: 4 khoản cần tính ngoài phần mềm

Tóm tắt nhanh

• Chi phí triển khai gồm tiền trả bên ngoài, giờ công nội bộ, ảnh hưởng trong giai đoạn chuyển đổi và công xử lý lỗi.
• Báo giá chỉ so sánh được khi cùng phạm vi dữ liệu, đào tạo, hỗ trợ và bàn giao.
• Tự làm cần người có thời gian điều phối; có hỗ trợ vẫn cần phòng khám chốt quy trình; thuê riêng vẫn cần kiểm nhận kết quả.
• Không nhất thiết chuyển toàn bộ hồ sơ cũ cùng lúc; cần xác định phạm vi và thứ tự phù hợp.
• Trước khi ký, nên chốt ai làm, đầu ra cần đạt và cách hỗ trợ sau ngày sử dụng thật.

Hai báo giá có thể chênh nhau khá nhiều, nhưng bản thấp hơn lại chưa nói ai chuyển hồ sơ cũ hay ai hỗ trợ khi lễ tân gặp vướng ở ca đầu tiên. Vì vậy, chi phí triển khai bệnh án điện tử cần được nhìn cùng khối lượng việc phòng khám phải tự làm. Cùng MedX Solution tính đủ bốn nhóm chi phí và so sánh ba cách triển khai, để bạn chọn phương án phù hợp với nguồn lực đang có.

Bốn khoản tạo nên chi phí triển khai bệnh án điện tử

1. Tiền trả cho phần mềm và dịch vụ bên ngoài

Đây thường là phần dễ nhìn thấy nhất trên báo giá: phí phần mềm, thiết lập, hỗ trợ hoặc phí dự án nếu thuê đơn vị triển khai riêng. Tuy nhiên, tên gói chưa đủ để xác định đã gồm những gì. Cần hỏi rõ số cơ sở, tài khoản, biểu mẫu, phạm vi dữ liệu và thời gian hỗ trợ tương ứng.

Một khoản không xuất hiện trong báo giá có thể là việc phòng khám phải tự làm, chứ chưa chắc là việc đã được miễn phí. Khi đọc báo giá, hãy đánh dấu những đầu việc chưa có người chịu trách nhiệm để hỏi lại trước khi so tổng tiền.

2. Giờ công của người trong phòng khám

Chọn hồ sơ cần chuyển, chuẩn hóa thông tin, nhập hoặc quét tài liệu, rồi kiểm lại đều cần thời gian. Nếu bác sĩ chủ phòng khám tự làm sau giờ khám, thời gian đó vẫn là nguồn lực đã sử dụng và cần được tính đến khi chọn phương án.

Để ước tính, có thể lấy một nhóm hồ sơ mẫu, ghi thời gian từng bước và người thực hiện. Từ kết quả đó, phòng khám mới dự tính được khối lượng còn lại; không nên nhân một con số quảng cáo cho mọi hồ sơ, vì độ đầy đủ và mức phức tạp của dữ liệu có thể khác nhau.

3. Ảnh hưởng đến công việc trong giai đoạn chuyển đổi

Nhân viên có thể thao tác chậm hơn khi chưa quen giao diện hoặc phải dừng để hỏi cách xử lý tình huống mới. Phòng khám nên tính đến thời gian thực hành, người hỗ trợ ca đầu và việc bố trí lịch chuyển vào thời điểm phù hợp.

Đây là khoản cần dự phòng theo tình hình thực tế, không phải khẳng định đổi phần mềm chắc chắn làm giảm doanh thu. Mục tiêu là biết công việc nào dễ bị gián đoạn để bố trí hỗ trợ trước.

4. Công kiểm tra và xử lý lỗi sau khi dùng thật

Hồ sơ ghép nhầm, biểu mẫu thiếu trường hoặc quyền truy cập chưa phù hợp có thể chỉ lộ ra khi đội ngũ bắt đầu sử dụng. Nếu không có đầu mối tiếp nhận và cách xác nhận lỗi đã được xử lý, một vướng mắc nhỏ có thể bị hỏi lại qua nhiều người.

Vì thế, ngân sách nên dành cả nguồn lực kiểm tra và bàn giao sau triển khai. Phòng khám cần biết lỗi gửi ở đâu, ai xử lý và trường hợp nào nằm ngoài phạm vi hỗ trợ đã mua.

Tự làm, có hỗ trợ hay thuê riêng: nên so sánh thế nào?

Ba phương án khác nhau chủ yếu ở cách phân chia công việc. Một phương án giảm tiền trả bên ngoài có thể cần nhiều giờ nội bộ hơn; một phương án có đội triển khai riêng vẫn cần người của phòng khám quyết định và kiểm nhận.

So cùng phạm vi trước, rồi mới so giá. Nếu một báo giá đã gồm chuyển dữ liệu và đào tạo theo vai trò, còn bản khác chỉ gồm quyền sử dụng phần mềm, hai con số chưa phản ánh cùng một công việc.

Khi nào phòng khám có thể tự triển khai?

Tự triển khai đáng cân nhắc khi dữ liệu còn gọn, quy trình không quá phức tạp và có người đủ thời gian theo sát công việc. Số ghế hoặc số nhân viên chỉ là một gợi ý; điều quyết định hơn là ai có thể dành thời gian chọn dữ liệu, thực hành và kiểm tra kết quả.

Nếu toàn bộ việc chuyển hồ sơ được giao thêm cho lễ tân “lúc nào vắng thì làm”, tiến độ dễ kéo dài mà không rõ còn bao nhiêu việc. Thay vào đó, hãy xác định nhóm hồ sơ ưu tiên và khoảng thời gian làm việc cụ thể. Với các bước triển khai bệnh án điện tử cho phòng khám, phần phân công nên được thực hiện trước khi nhập dữ liệu hàng loạt.

Người phụ trách cũng cần ghi lại cách làm và hướng dẫn người dự phòng. Khoản tiết kiệm từ tự triển khai sẽ khó duy trì nếu mỗi lần có lỗi, cả đội phải chờ duy nhất một người quay lại.

Có hỗ trợ hoặc thuê ngoài vẫn cần phòng khám chốt điều gì?

Nhà cung cấp hiểu cách cấu hình hệ thống, nhưng phòng khám mới biết ai chịu trách nhiệm nội dung, ai ký, ai được xem và hồ sơ nào cần dùng trước. Những quyết định đó nên được thống nhất sớm để việc thiết lập không phải sửa đi sửa lại.

Khi có đơn vị ngoài tham gia chuyển dữ liệu, cần làm rõ phạm vi được tiếp cận, mục đích, trách nhiệm bảo vệ và cách bàn giao. Đội ngũ nội bộ không nên chỉ kiểm số lượng bản ghi; cần mở thử hồ sơ, tìm lại tài liệu liên quan và tiếp tục được một ca đang điều trị.

Kết quả bàn giao phải sử dụng được trong công việc thật. Một buổi kiểm nhận có lễ tân, bác sĩ và người quản lý sẽ giúp nhìn thấy những phần mà kiểm tra kỹ thuật đơn thuần có thể bỏ qua.

Với chuỗi nhiều cơ sở, nên làm rõ ai điều phối giữa các điểm và quy trình nào cần dùng chung. Có thể thử tại một cơ sở, sửa những điểm vướng rồi mở rộng; đây là cách tổ chức được đề xuất để cân nhắc, không phải một nghĩa vụ pháp lý áp dụng cho mọi chuỗi.

Năm câu hỏi giúp làm rõ báo giá trước khi ký

Bạn có thể dùng năm câu dưới đây với cả phương án tự làm có hỗ trợ và thuê riêng:

1. Ai chuyển dữ liệu cũ, phạm vi gồm những gì? Cần chỉ rõ nhóm hồ sơ, tệp đính kèm và thứ tự thực hiện.
2. Đào tạo cho những vai trò nào? Sau buổi cuối, nhân viên cần tự làm được những việc gì?
3. Sau ngày dùng thật, lỗi được tiếp nhận và xử lý ra sao? Hãy chốt kênh hỗ trợ, đầu mối và phạm vi công việc.
4. Khoản nào chưa nằm trong giá? Làm rõ phần thêm tài khoản, biểu mẫu, dữ liệu hoặc công việc phát sinh.
5. Ai kiểm nhận từng đầu việc? Nên thống nhất tiêu chí và người xác nhận trước khi bắt đầu.

Nếu đang chuẩn bị theo hạn triển khai bệnh án điện tử của phòng khám, hãy xếp ngược thời gian cho kiểm dữ liệu, đào tạo và chạy thử. Dồn tất cả vào sát hạn có thể làm tăng nhu cầu hỗ trợ và giảm thời gian phát hiện lỗi trước khi vận hành.

Trao đổi phạm vi triển khai MedX từ dữ liệu đang có

MedX EMR hỗ trợ lập, lưu, tra cứu bệnh án, ký số và xem thông tin người tạo, người cập nhật; biểu mẫu và văn bản đồng ý có thể gắn với hồ sơ. Khi xem demo, bạn nên dùng các phần việc này để xác định đội ngũ cần chuẩn bị gì và phạm vi nào cần hỗ trợ triển khai.

Đừng chỉ hỏi “bao nhiêu tiền cho cả phòng khám”. Hãy cung cấp số nhóm hồ sơ, nguồn dữ liệu, các vai trò sử dụng và ca làm cần thử, rồi yêu cầu báo giá kèm đầu việc. Cách trao đổi này giúp hai bên dự tính nguồn lực rõ hơn trước khi chốt.

Tính đủ phần việc trước khi chọn mức giá

Một báo giá phù hợp cần cho bạn biết phòng khám nhận được gì và còn phải bố trí ai làm phần còn lại. Bạn có thể mang bảng bốn nhóm chi phí cùng năm câu hỏi trên đến buổi demo MedX để làm rõ phạm vi triển khai trước khi quyết định.

Câu hỏi thường gặp

Bài liên quan

Bệnh án điện tử

Các bước triển khai bệnh án điện tử cho phòng khám: 7 việc, ai lo

Bảy việc theo đúng thứ tự, mỗi việc có người lo và dấu hiệu xong. Việc nào luật bắt buộc, việc nào làm để khỏi làm lại, đọc xong giao việc được luôn.

16 phút đọc

Đọc bài viết → Bệnh án điện tử

Hạn chót triển khai bệnh án điện tử 31/12/2026: tháng 11 là muộn

Còn khoảng 14 tuần, mà một phòng khám ba ghế cần tới 10 tuần. Tính ngược từng giai đoạn để biết ngày muộn nhất mình phải bắt đầu là ngày nào.

11 phút đọc

Đọc bài viết →