Chuyển đổi số phòng khám bắt đầu từ đâu? Đừng mua phần mềm trước

Tóm tắt nhanh

• Chọn phần mềm không phải việc đầu tiên khi chuyển đổi số phòng khám.
• Việc thứ nhất là biết mình đang có bao nhiêu hồ sơ, loại nào, nằm ở đâu.
• Việc thứ hai là thống nhất một cách ghi thông tin bệnh nhân cho cả phòng khám.
• Việc thứ ba là giao rõ ai chịu trách nhiệm phần nào khi đổi cách làm.
• Ba việc này làm xong trong một đến hai tuần, không cần mua công cụ nào.
• Làm xong rồi mới đi xem phần mềm, bạn sẽ biết chính xác cần hỏi nhà cung cấp điều gì.

Tủ hồ sơ chỉnh nha xếp theo năm, hồ sơ implant lại xếp theo tên bác sĩ, còn sổ hẹn thì mỗi lễ tân ghi một kiểu. Nhìn cảnh đó, nhiều người nghĩ ngay tới chuyện mua phần mềm. Thật ra chuyển đổi số phòng khám bắt đầu từ đâu có câu trả lời khác hẳn: từ ba việc tự làm được ngay tuần này, trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào.

Hiểu lầm phổ biến: chuyển đổi số là đi chọn phần mềm

Hỏi chuyển đổi số phòng khám bắt đầu từ đâu, đa số chủ phòng khám sẽ đáp ngay: chọn phần mềm trước đã. Nghĩ vậy cũng có lý do chứ. Hạn hoàn thành bệnh án điện tử chậm nhất vào 31/12/2026 khiến ai cũng sợ chậm chân, còn lời mời dùng thử phần mềm thì có ở khắp nơi.

Có điều, phần mềm chỉ làm nhanh hơn những gì phòng khám đã làm được thôi. Nếu cùng một bệnh nhân đang nằm trong sổ dưới ba cái tên “Nguyễn Thị Lan”, “Lan Nguyễn” và “chị Lan niềng”, phần mềm sẽ nhận cả ba thành ba hồ sơ khác nhau. Mớ lộn xộn chỉ chuyển từ giấy sang màn hình, mà lúc đó thì khó sửa hơn nhiều.

Hệ quả lộ ra rất nhanh. Lễ tân phải dò lại từng hồ sơ trùng, bác sĩ không tìm thấy lịch sử điều trị cũ, và cả phòng khám kết luận rằng “phần mềm khó dùng”, trong khi gốc của vấn đề nằm ở dữ liệu đưa vào.

Ba việc làm trong hai tuần đầu, chưa cần phần mềm

Câu trả lời đúng cho chuyển đổi số phòng khám bắt đầu từ đâu là ba việc dưới đây, vì chúng là nền để mọi phần mềm về sau chạy được. Không việc nào cần mua công cụ cả. Bạn chỉ cần một buổi kiểm tủ hồ sơ, một buổi họp ngắn với nhân viên, và một tờ giấy dán ở quầy lễ tân.

1. Kiểm kê hồ sơ và chia theo tình trạng bệnh nhân

Dành một buổi chiều vắng khách để đếm hồ sơ, nhưng đừng chỉ đếm tổng. Chia chúng thành ba nhóm theo mức độ cần dùng lại, vì mỗi nhóm sẽ được xử lý khác nhau khi chuyển lên hệ thống:

Con số không cần chính xác tuyệt đối đâu. Điều bạn cần là biết nhóm ưu tiên có khoảng bao nhiêu hồ sơ, vì đó là khối lượng việc phải xong trước. Hai nhóm còn lại có thể chờ.

2. Thống nhất một cách ghi thông tin bệnh nhân

Ngồi lại với lễ tân và bác sĩ chừng một giờ, chốt cách ghi cho những trường thông tin hay lệch nhau nhất. Kết quả của buổi họp nên là một trang giấy mà ai cũng làm theo được:

• Họ tên: ghi đầy đủ, có dấu, không viết tắt tên đệm. Đây là chỗ sinh ra hồ sơ trùng nhiều nhất.
• Số điện thoại: một định dạng duy nhất, đủ mười số, không dấu chấm hay khoảng trắng. Số điện thoại là thứ lễ tân hay dùng nhất để tìm lại bệnh nhân cũ.
• Tiền sử và dị ứng: luôn ghi thành một mục riêng ở đầu hồ sơ. Bác sĩ cần thấy nó trước khi cầm dụng cụ, chứ không phải lục trong ghi chú.
• Ký hiệu trên sơ đồ răng: chọn một bộ ký hiệu chung cho cả phòng khám. Hai bác sĩ dùng hai kiểu ký hiệu thì dữ liệu cũ gần như không đọc lại được.

Còn một lý do nữa để làm việc này sớm. Quy định về ghi chép hồ sơ bệnh án không cho dùng chữ viết tắt trong giấy tờ đưa cho bệnh nhân như giấy hẹn khám lại, và chữ viết tắt nội bộ thì phải theo một danh sách phòng khám tự ban hành, dùng thống nhất.

3. Giao rõ ai chịu trách nhiệm phần nào

Chuyển đổi số hay đổ vỡ nhất ở chỗ không ai biết việc nào là của mình. Một bảng phân công đơn giản đã giải quyết được phần lớn chuyện đó:

Dán bảng này ở khu làm việc chung, nơi ai cũng đi qua mỗi ngày. Lễ tân là người chịu thay đổi nhiều nhất, nên khi đến lúc có phần mềm thì kế hoạch đào tạo riêng cho lễ tân cũng nên bám đúng bảng này. Khi có vướng mắc, nhân viên biết ngay phải hỏi ai.

Dấu hiệu cho thấy phòng khám đã sẵn sàng chọn phần mềm

Ba việc không cần hoàn hảo đâu. Cách kiểm đơn giản nhất là hỏi thử một nhân viên bất kỳ vài câu, rồi nghe xem họ trả lời có khớp nhau không.

Nếu câu trả lời còn mỗi người một kiểu, cứ dành thêm vài ngày cho ba việc trên. Vài ngày chậm lúc này rẻ hơn nhiều so với vài tuần sửa dữ liệu sau khi đã lên hệ thống.

Sau ba việc này, chọn phần mềm nhanh và đúng hơn

Khi đã biết mình có bao nhiêu hồ sơ phải nhập, ghi theo quy ước nào, ai phụ trách, bạn sẽ thôi hỏi “phần mềm nào tốt nhất”. Câu hỏi đổi thành: phần mềm này có giữ được đúng những quy ước tôi vừa chốt không. Phần còn lại, từ chọn phần mềm tới nghiệm thu, đã có trong bảy bước triển khai bệnh án điện tử theo đúng thứ tự làm.

Với MedX, quy ước bạn vừa thống nhất được đưa thẳng vào phần thiết lập. Nguồn khách hàng, nhóm dịch vụ và nhãn phân loại khai báo một lần, nên lễ tân chọn theo danh mục có sẵn chứ không tự gõ mỗi người một kiểu, và danh sách khách hàng lọc được theo nhóm khách hàng. Bảng phân công cũng thành quyền trên phần mềm: mỗi nhân sự có tài khoản riêng, được gán vai trò với quyền xem, thêm, sửa, xóa theo từng nhóm chức năng như khách hàng, bệnh án, lịch hẹn hay thanh toán.

Bắt đầu tuần này bằng việc đầu tiên

Câu hỏi chuyển đổi số phòng khám bắt đầu từ đâu có một đáp án rất cụ thể: đếm lại tủ hồ sơ theo tình trạng bệnh nhân, ngay chiều nay. Làm xong ba việc rồi, bạn hãy mời MedX tới xem thử trên đúng những quy ước phòng khám vừa chuẩn hóa, để thấy chúng được giữ lại ra sao.

Câu hỏi thường gặp