Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm bệnh án điện tử: lễ tân học gì

Tóm tắt nhanh

• Nỗi lo lớn nhất khi đổi phần mềm là nhân viên không dùng được, và người chịu nhiều thay đổi nhất là lễ tân.
• Bốn thao tác hằng ngày của lễ tân đổi rõ nhất: tiếp nhận, tra cứu, đặt lịch và thu tiền.
• Những tuần đầu nhân viên sẽ chậm hơn lúc dùng sổ, và đó là điều bình thường cần tính trước.
• Đào tạo hiệu quả là đào tạo theo vai trò, trên dữ liệu thử, với một người giỏi nhất kèm cả phòng.
• Nhân viên đã thạo khi làm được bốn thao tác trong lúc khách vẫn đứng trước quầy.

Chủ phòng khám chọn phần mềm, nhưng lễ tân mới là người dùng nó nhiều nhất. Nếu đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm bệnh án điện tử chỉ là một buổi xem thử rồi tự mò, tuần đầu sẽ khó lắm đấy. Bài này đi cùng lễ tân qua một ngày trước và sau chuyển đổi, để bạn biết cần dạy gì trước.

Một ngày ở quầy lễ tân, trước và sau khi chuyển đổi

Muốn biết đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm bệnh án điện tử cần dạy những gì, hãy nhìn vào những việc lễ tân làm hằng ngày. Có bốn thao tác chiếm gần hết thời gian ở quầy, và mỗi thao tác đổi theo một cách khác nhau.

Nhìn bảng sẽ thấy thao tác đổi nhiều nhất là tiếp nhận và thu tiền. Đó cũng chính là hai chỗ trước đây lễ tân phải ghi một thứ tới hai lần. Dạy kỹ hai chỗ này trước.

Sáng thứ Hai là rõ nhất. Trước kia, lễ tân vừa nghe điện thoại vừa lật sổ hẹn của ba bác sĩ ở ba phòng. Sau khi quen tay, cùng cuộc gọi đó được xử lý trên một màn hình, còn sổ nằm yên trong ngăn kéo.

Những tuần đầu sẽ chậm hơn, và đó là điều bình thường

Giai đoạn đầu của đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm bệnh án điện tử luôn có một khoảng chậm lại. Lễ tân đã thuộc lòng vị trí từng cột trong sổ, còn trên phần mềm mới họ phải tìm từng nút, và ai đổi công cụ cũng trải qua giai đoạn này.

Đừng giấu chuyện đó. Nếu chủ phòng khám nói “phần mềm này dễ lắm”, rồi tuần đầu mọi thứ chậm, nhân viên sẽ nghĩ vấn đề nằm ở mình. Tệ hơn nữa, họ kết luận luôn là phần mềm không dùng được.

Nói trước với cả phòng rằng những tuần đầu sẽ chậm, và xếp lịch hẹn tuần chạy chính thức thưa hơn một chút. Khoảng chậm này nên được tính luôn vào lịch khi lên bảy bước triển khai bệnh án điện tử, đừng để nó thành bất ngờ.

Đào tạo theo vai trò, không dạy chung một lớp

Cách đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm bệnh án điện tử hay gặp nhất là gom cả phòng khám vào một buổi, xem hết mọi tính năng. Bác sĩ phải ngồi nghe phần thu tiền, còn lễ tân phải ngồi nghe phần ghi chỉ định điều trị. Nghe thì đủ, nhưng về tới quầy chẳng ai nhớ phần của mình.

Bên cạnh bảng vai trò, có hai cách làm giúp buổi đào tạo có kết quả thật:

• Thực hành trên dữ liệu thử trước khi dùng dữ liệu thật. Nhân viên dám bấm sai khi biết không làm hỏng hồ sơ của bệnh nhân nào.
• Chọn một người dùng chủ chốt, thường là lễ tân nhanh nhạy nhất, học kỹ hơn những người còn lại. Người này là chỗ hỏi đầu tiên trong giờ làm, thay vì gọi cho nhà cung cấp mỗi lần vướng.

Với nhân viên lớn tuổi hoặc ngại công nghệ, đừng ép cùng tốc độ với người trẻ. Cho họ làm đi làm lại đúng một thao tác cho tới khi thạo, rồi hẵng sang thao tác thứ hai.

Khi nào có thể nói nhân viên đã thạo

“Đã học xong” và “đã thạo” khác nhau xa. Đừng hỏi nhân viên có hiểu không, vì ai cũng sẽ gật đầu thôi. Hãy đặt mốc theo tình huống thật ở quầy:

• Tạo hồ sơ cho khách mới trong lúc khách vẫn đứng trước quầy, không phải nhờ khách ngồi chờ.
• Tìm ra hồ sơ và lịch hẹn gần nhất của một khách cũ trong vài giây, không phải hỏi lại khách.
• Đặt được lịch tái khám đúng ghế, đúng bác sĩ trong khi đang nghe điện thoại.
• Thu tiền và in phiếu cho một ca có hai dịch vụ mà không phải tính tay.

Khi lễ tân làm được cả bốn việc trong một buổi sáng đông khách mà không phải mở sổ giấy, giai đoạn đào tạo ban đầu có thể coi là xong. Các phần nâng cao như báo cáo hay nhắc tái khám tự động thì học tiếp sau, khi quầy đã chạy ổn.

Một ngày của lễ tân trên MedX

Nhìn lại bảng bốn thao tác, chỗ khiến lễ tân mệt nhất trước kia là phải chạy qua nhiều sổ cho cùng một khách. Phần mềm gom được các bước ấy về một chỗ thì buổi đào tạo cũng gọn đi hẳn.

Với MedX, cả bốn thao tác xoay quanh một hồ sơ khách hàng. Lễ tân mở hồ sơ, đặt lịch hẹn ngay trong đó và theo dõi khách tới trên màn hình chờ, còn lịch của từng bác sĩ xem được theo ngày, tuần hoặc tháng.

Tới lúc thu tiền, phiếu thu lập từ phần điều trị của chính hồ sơ đó, màn hình hiện tổng chi phí, số đã thanh toán và số còn lại, rồi in hóa đơn từ đây. Lịch tái khám cũng đặt ngay trong hồ sơ, và danh sách nhắc tái khám được sinh từ lịch sử điều trị và lịch hẹn, nên người gọi chỉ việc gọi rồi cập nhật trạng thái.

Chủ phòng khám gán vai trò cho từng tài khoản, với quyền xem, thêm, sửa, xóa theo nhóm chức năng. Nhờ vậy, buổi học của lễ tân chỉ cần xoay quanh những nhóm mà vai trò đó thật sự dùng tới thôi.

Bắt đầu từ bốn thao tác ở quầy

Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm bệnh án điện tử hiệu quả nhất khi bắt đầu từ bốn thao tác lễ tân làm mỗi ngày, không phải từ danh sách tính năng. Hãy chọn người dùng chủ chốt ngay tuần này. Sau đó, cứ để chính lễ tân của bạn ngồi thử bốn thao tác ấy trong một buổi xem thử MedX với dữ liệu mẫu nhé.

Câu hỏi thường gặp