Quản trị hệ thống

1. Quản lý tài khoản người dùng

Quản trị viên tạo tài khoản theo từng nhân sự và gán đúng vai trò. Tài khoản nghỉ việc cần khoá ngay, không xoá vội nếu còn liên quan đến lịch sử hồ sơ, phiếu thu hoặc báo cáo.

2. Thiết lập vai trò và phân quyền

tân cần quyền đặt lịch và tiếp nhận; bác sĩ cần quyền xem hồ sơ, nhập khám và kê đơn; thu ngân cần quyền tạo phiếu thu; kế toán cần quyền xem báo cáo tài chính. Quyền xuất dữ liệu, sửa phiếu thu, xoá hồ sơ nên chỉ dành cho nhóm quản lý.

3. Cấu hình danh mục vận hành

Danh mục dịch vụ, bảng giá, thuốc, vật tư, kho, phòng khám, chuyên khoa, ca làm và mẫu biểu là nền tảng dữ liệu của hệ thống. Khi thay đổi bảng giá hoặc dịch vụ, nên ghi chú thời điểm áp dụng để tránh lệch doanh thu giữa các kỳ báo cáo.

4. Thiết lập quy trình duyệt

Với phòng khám có nhiều nhân sự hoặc nhiều chi nhánh, nên dùng quy trình duyệt cho các thao tác nhạy cảm như hoàn tiền, huỷ phiếu thu, điều chỉnh kho, tạo chương trình khuyến mãi hoặc xuất dữ liệu khách hàng.

5. Theo dõi vận hành hằng ngày

Quản lý nên kiểm tra dashboard cuối ngày: tổng lịch hẹn, lượt khám, doanh thu, công nợ, phiếu huỷ, tồn kho cảnh báo và phản hồi khách hàng. Các chỉ số bất thường cần được xử lý ngay trong ngày thay vì chờ cuối tháng.

6. Bảo trì dữ liệu định kỳ

Mỗi tháng nên rà soát tài khoản không còn sử dụng, dịch vụ không phát sinh, thuốc/vật tư gần hết hạn và mẫu in cũ. Việc giữ danh mục sạch giúp đội ngũ thao tác nhanh hơn và báo cáo chính xác hơn.